Denne artikkelen er en fortsettelse av artikkelen i forrige nummer av Lektorbladet.
Opptreden eller handlemåte i strid med virksomhetens skrevne eller uskrevne regler eller brudd på pliktene i arbeidsforholdet vil kunne medføre en advarsel. Arbeidsgiver skal ha en god og saklig grunn og det skal være forholdsmessighet mellom reaksjonsform og grunnen til reaksjonen. Å gi en advarsel er et signal om at arbeidsgiver ser alvorlig på situasjonen og at gjentakelser vil kunne medføre oppsigelse eller avskjed. Det bør altså ikke gis advarsel på bakgrunn av mindre alvorlige hendelser og forhold.
Det kan gis advarsel på bakgrunn av enkeltstående hendelser eller forhold arbeidsgiver over tid har grunn til å være særlig misfornøyd med. For eksempel kan det gis en advarsel om arbeidstaker over tid ikke har utført arbeidet tilfredsstillende. En enkeltstående hendelse kan være ubetydelig om det skjer kun en gang, men mer alvorlig om det repeteres. For eksempel vil det ved noen arbeidssteder aksepteres at man kommer for sent en sjelden gang om man har en god grunn, men ikke om det er en uvane. Andre grunner til advarsel kan være manglende oppfølging av rutiner for fraværsmelding, ulegitimert fravær, uakseptabel adferd etc. Det kan altså dreie seg om forhold av ulik art.
Grovere pliktbrudd kan føre til oppsigelse eller avskjed (for eksempel ved alkoholmisbruk, slagsmål, tyveri). Noen ganger velger likevel arbeidsgiver etter en helhetlig vurdering å gi advarsel i stedet.
Når skal advarselen gis?
En advarsel bør komme raskt etter at de ansvarlige i ledelsen har eller burde ha oppdaget det forhold som er grunnlag for kritikken. Arbeidsgiver kan ved passivitet miste sin rett til å gi advarsel dersom det går mange dager eller uker før det reageres. Advarsel lang tid etterpå har ingen berettigelse og kan i noen tilfeller regnes som trakassering.
Det bør altså ikke trekkes opp mange gamle forhold som det tidligere ikke er reagert på som del av en begrunnelse for å gi advarsel på bakgrunn av en nylig inntruffet hendelse
God saksbehandling
Hensynet til rask reaksjon må ikke føre til at den ansattes interesser krenkes. Før ledelsen beslutter om en advarsel skal gis må det gjennomføres en forsvarlig saksbehandling for å opplyse alle sakens forhold. Den ansatte må få gi en fri og fullstendig forklaring. Om den ansatte mener ikke å ha oppført seg i tråd med beskyldningene, må ledelsen foreta ytterligere undersøkelser. For å ta stilling til hvilket faktum som er mest sannsynlig, må det altså gjøres et grundig forarbeid. Opplysninger om ledelsens kilde til informasjon bør som hovedregel gis til den ansatte. I de fleste tilfeller vil det være uforsvarlig saksbehandling å holde slik informasjon tilbake.
Hvordan skal man forholde seg til en skriftlig advarsel?
Hvis man får en skriftlig advarsel bør man lese nøye gjennom den for å sjekke at det som står der stemmer overens med situasjonen slik man selv opplever den. Om det er uoverensstemmelser eller man er i tvil om forståelsen av innholdet, bør man be om et møte med arbeidsgiver for å rydde opp i eventuelle misforståelser. Dersom man mener at advarselen er uberettiget eller usaklig bør man forklare arbeidsgiver hvorfor og be arbeidsgiver om å trekke advarselen tilbake. Hvis arbeidsgiver er enig og trekker advarselen, bør man be om at dette skriftliggjøres. Dersom arbeidsgiver fastholder advarselen, anbefales det at man skriftliggjør sine innsigelser og kommentarer. Behold en kopi selv og be om at dokumentet legges i personalmappen sammen med advarselen. For ettertiden kan det være av betydning at det ikke framstår som om man har akseptert advarselen hvis man er uenig i den.
Hvis man derimot innser at man har fått en berettiget advarsel, så bør man erkjenne det. Det kan virke positivt om man i tillegg skriver en kort beklagelse som bes lagt sammen med advarselen i personalmappen.
Publisert i Lektorbladet nr 4 -12 (20.08.12)